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¿Cómo crear una lista desplegable en Excel?

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Las opciones de validación de datos de Excel incluyen la creación de una lista desplegable que limita los datos que se pueden crear en una celda específica a una lista de entradas preestablecidas.

Cuando se añade una lista desplegable a una celda, se muestra una flecha al lado. Al hacer clic en la flecha, se abrirá la lista y le proporcionará seleccionar uno de los elementos de la lista para ingresar en la celda.

Los datos usados en la lista se pueden ubicar:

  • En la misma hoja de trabajo que la lista.
  • En una hoja de trabajo diferente en el mismo libro de trabajo.
  • En un libro de trabajo diferente.

Tutorial: uso de datos almacenados en un libro de trabajo diferente

En este tutorial, estableceremos una lista desplegable utilizando una lista de entradas ubicadas en un libro de trabajo diferente.

Las ventajas de usar una lista de entradas ubicadas en un libro de trabajo diferente incorporan centralizar los datos de la lista si la usan múltiples usuarios y proteger los datos de cambios accidentales o intencionales.

Nota: Cuando los datos de la lista se almacenan en un libro de trabajo separado, ambos libros de trabajo deben estar abiertos para que la lista funcione.

Seguir los pasos de los temas del tutorial lo guiará en la creación, el uso y el cambio de la lista desplegable similar a la que se ve en la imagen de arriba.

Estas instrucciones de tutoriales, sin embargo, no introducen pasos de formateo para las hojas de trabajo.

Esto no interferirá con completar el tutorial. Su hoja de trabajo se verá diferente al ejemplo en la página 1, pero la lista desplegable le brindará los mismos resultados.

Temas del tutorial

  • Abrir archivos y guardar los datos del tutorial
  • Creando dos rangos con nombre
  • Apertura del cuadro de diálogo Validación de datos
  • Ingresar el origen de datos y completar la lista desplegable
  • Cambiar los elementos de la lista
  • Opciones para proteger la lista desplegable

Paso 1/6: Ingresando los datos del tutorial

  • Apertura de dos libros de Excel

Como se mencionó, para este tutorial, los datos para la lista desplegable se colocarán en un libro de trabajo diferente de la lista desplegable.

Para este tutorial, sigue estos pasos:

1.-Abra dos libros de trabajo de Excel en blanco.

2.-Guarde un libro de trabajo con el nombre data-source.xlsx – este libro de trabajo contendrá los datos para la lista desplegable.

3.-Guarde el segundo libro de trabajo con el nombre drop-down-list.xlsx – este libro de trabajo contendrá la lista desplegable.

4.-Deje ambos libros abiertos después de guardar.

Ingresando los datos del tutorial

1.-Ingrese los datos a continuación en las celdas A1 a A4 del libro de datos-source.xlsx como se ve en la imagen de arriba.

2.- A1 – Pan de jengibre

A2 – Limón

A3 – Pasa de avena

A4 – Chocolate Chip

3.-Guarde el libro de trabajo y déjelo abierto

4.-Ingrese los datos a continuación en las celdas B1 del libro de trabajo drop-down-list.xlsx.

5.-  B1 – Tipo de cookie:

6.-Guarde el libro de trabajo y déjelo abierto

7.-La lista desplegable se agregará a la celda C1 de este libro de trabajo

Paso 2/6: Creando dos rangos con nombre

Creando dos rangos con nombre

Un rango con nombre le admite referirse a un rango determinado de celdas en un libro de Excel.

Los rangos con nombre tienen muchos usos en Excel, incluido el uso de ellos en fórmulas y al crear gráficos.

En todos los casos, se usa un rango con nombre en lugar de un rango de referencias de celda que indica la localización de los datos en una hoja de trabajo.

Cuando se utiliza en una lista desplegable ubicada en un libro de trabajo diferente, se deben usar dos rangos con nombre.

  • Uno se crea para los elementos de la lista en el libro de trabajo donde se encuentran los datos.
  • Se crea un segundo en el libro de trabajo en la cual se encuentra la lista desplegable. Este segundo rango nombrado se asocia al rango nombrado en el primer libro de trabajo.
  • Pasos del tutorial
  • El primer rango designado

1.-Seleccione las celdas A1 – A4 del libro de trabajo data-source.xlsx para resaltarlas

2.-Haga clic en el cuadro de nombre ubicado arriba de la columna A

3.-Escriba “Cookies” (sin comillas) en el cuadro de nombre

4.-Presione la tecla ENTER en el teclado

5.-Las celdas A1 a A4 del libro de trabajo data-source.xlsx ahora tienen el nombre de rango de Cookies

6.-Guarde el libro de trabajo

  • El segundo rango designado

Este segundo rango con nombre no emplea referencias de celda del libro de trabajo desplegable-list.xlsx.

Más bien, se vinculará con el nombre del rango de Cookies en el libro de trabajo data-source.xlsx.

Este procedimiento es necesario porque Excel no permitirá referencias de celda de un libro de trabajo diferente para un rango con nombre. Lo hará, sin embargo, con otro nombre de rango.

Por lo tanto, la creación del segundo rango con nombre no se ejecutará con el cuadro Nombre, sino con la opción Administrador de nombres ubicada en la pestaña Fórmulas de la cinta de opciones.

Paso3/6: Apertura del cuadro de diálogo Validación de datos

  • Apertura del cuadro de diálogo Validación de datos

Todas las opciones de validación de datos en Excel, incluidas las listas desplegables, se establecen utilizando el cuadro de diálogo de validación de datos.

Además de añadir listas desplegables a una hoja de trabajo, la validación de datos en Excel también se puede emplear para controlar o limitar el tipo de datos que se pueden ingresar en celdas específicas en una hoja de trabajo.

  • Pasos del tutorial

1.-Haga clic en la celda C1 del libro de trabajo desplegable.xlsx para que sea la celda activa; aquí es donde se ubicará la lista desplegable.

2.-Haga clic en la pestaña Datos del menú de la cinta sobre la hoja de trabajo.

3.-Haga clic en el icono Validación de datos en la cinta para abrir el menú desplegable.

4.-Haga clic en la opción Validación de datos en el menú para abrir el cuadro de diálogo Validación de datos.

5.-Deje el cuadro de diálogo abierto para el siguiente paso en el tutorial.

Paso 4/6: Usando una lista para validación de datos

  • Seleccionar una lista para la validación de datos

Como se mencionó, existen varias opciones para la validación de datos en Excel, además de una lista desplegable.

En este paso, elegiremos la opción Lista como el tipo de validación de datos que se utilizará para la celda D1 de la hoja de trabajo.

  • Pasos del tutorial

1.-Haga clic en la pestaña Configuración en el cuadro de diálogo.

2.-Haga clic en la flecha hacia abajo al final de la línea Permitir para abrir el menú desplegable.

3.-Haga clic en Lista para elegir una lista desplegable para la validación de datos en la celda C1 y para activar la línea Fuente en el cuadro de diálogo.

  • Ingresar el origen de datos y completar la lista desplegable

Dado que la fuente de datos para la lista desplegable se ubica en un libro de trabajo diferente, el segundo rango nombrado creado anteriormente se incorporará en la línea Origen en el cuadro de diálogo.

  • Pasos del tutorial

1.-Haga clic en la línea Fuente

2.-Escriba “= Datos” (sin comillas) en la línea Fuente

3.-Haga clic en Aceptar para completar la lista desplegable y cierre el cuadro de diálogo Validación de datos

4.-Un pequeño icono de flecha hacia abajo ubicado en el lado derecho de la celda C1

5.-Hacer clic en la flecha hacia abajo debería abrir la lista desplegable que contiene los cuatro nombres de cookies ingresados ??en las celdas A1 a A4 del libro de trabajo data-source.xlsx

6.-Al hacer clic en uno de los nombres, debe ingresar ese nombre en la celda C1.

Paso 5/6: Cambiar la lista desplegable

  • Cambiar los elementos de la lista

Para mantener la lista desplegable actualizada con los cambios en nuestros datos, puede ser necesario cambiar periódicamente las opciones en la lista.

Dado que usamos un rango con nombre como fuente para los elementos de nuestra lista en lugar de los nombres reales de la lista, al cambiar los nombres de las cookies en el rango con nombre ubicado en las celdas A1 a A4 del libro de trabajo data-source.xlsx, los nombres permutan inmediatamente en el menú desplegable lista.

Si los datos se ingresan directamente en el cuadro de diálogo, efectuar cambios en la lista implica retornar al cuadro de diálogo y modificar la línea de origen.

En este paso, cambiaremos Lemon to Shortbread en la lista desplegable cambiando los datos en la celda A2 del rango con nombre en el libro de datos-source.xlsx.

  • Pasos del tutorial

1.-Haga clic en la celda A2 en el libro de trabajo data-source.xlsx (Lemon) para que sea la celda activa

2.-Escriba shortbread en la celda A2 y presione la tecla Enter en el teclado

3.-Haga clic en la flecha hacia abajo de la lista desplegable en la celda C1 del libro de trabajo desplegable.xlsx para abrir la lista.

4.-El artículo 2 en la lista ahora debería leer Shortbread en lugar de Lemon.

Paso 6/6:Opciones para proteger la lista desplegable

  • Opciones para proteger la lista desplegable

Dado que nuestros datos se localizan en una hoja de trabajo diferente de las opciones de la lista desplegable utilizables para proteger la lista, los datos incorporan:

  • Proteja la hoja de trabajo que implica el bloqueo de las celdas A1 a A4 en la hoja 2.
  • Requiere una contraseña para modificar el libro.
  • Tener el libro de trabajo abierto como de solo lectura.

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