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¿Cómo funcionan los filtros en Excel?

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Filtrar datos en una hoja de cálculo significa constituir condiciones para que solo se enseñen ciertos datos. Se hace para que sea más fácil enfocarse en información determinada en un gran conjunto de datos o tabla de datos. El filtrado no elimina ni cambia los datos; simplemente modifica qué filas o columnas exhiba en la hoja de cálculo de Excel activa.

Filtrar registros de datos

Los filtros se desempeñan con registros o filas de datos en la hoja de trabajo. Las condiciones que se constituyen se comparan con uno o más campos en el registro.

Si se cumplen las condiciones, se muestra el registro. Si no se cumplen las condiciones, el registro se filtra para que no se muestre con el resto de los registros de datos.

El filtrado de datos sigue dos enfoques diferentes según el tipo de datos que se filtran: datos numéricos o de texto.

Filtrar datos numéricos

Los datos numéricos se pueden filtrar en función de:

  • Si los datos son iguales a un cierto número.
  • Si los datos son mayores o menores que un número específico.
  • Los datos están por encima o por debajo del valor promedio de los datos como un todo.

Filtrar datos de texto

Los datos de texto se pueden filtrar en función de:

  • Si los datos coinciden con una palabra determinada.
  • Si los datos son una palabra que contiene una o más letras.
  • Si los datos son una palabra que comienza o termina con una letra específica del alfabeto.

Copia de registros filtrados

Además de ocultar temporalmente los registros, Excel le ofrece opciones para copiar los datos deseados en un área separada de la hoja de trabajo.

A menudo, este proceso se realiza cuando una copia permanente de la lista filtrada cumple algún tipo de requisito, tenga en cuenta que al copia y pegar este contenido en un nuevo destino solo se pegará el contenido visible, es decir si solo observa 10 filas, al pegar solo se pegarán las 10 filas visibles.

Mejores prácticas para el filtrado

Simplifique algunas molestias siguiendo las pautas de mejores prácticas para trabajar con datos filtrados:

  • A menos que haya una buena razón para ello, no suprima una hoja de cálculo compartida con filtros activos. Es posible que otros usuarios no se den cuenta de que el archivo está filtrado.
  • Aunque puede depurar en varias columnas al mismo tiempo, estos filtros son aditivos, no exclusivos. En otras palabras, filtrar una lista de contactos para mostrar a todos en el estado de California y que sean mayores de 60 años le otorgará a todos los mayores de 60 años en California. Tal filtro no le revelará a los 60 años o los californianos.
  • Los filtros de texto complejo funcionan tan bien como los datos subyacentes lo permitan. Los datos “desordenados” darán cabida a resultados filtrados que pueden ser engañosos o incorrectos. Por ejemplo, el filtrado para las personas que viven en Illinois no atrapará a las personas que viven en “IL” o que viven en “Ilinois” o “Illenois”.
  • Tenga cuidado al ordenar los datos filtrados. La clasificación de los datos parcialmente filtrados llevará a una reestructuración del archivo de datos, una situación que por lo general es mejor evitar. Si debe organizar un conjunto de datos filtrado, transcriba los datos filtrados en una nueva hoja de trabajo y luego ordénelos.

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