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¿Cómo crear, insertar y administrar una tabla en Excel?

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Definición y características de tabla en Excel

Por lo general, una tabla en Excel consiste en una serie de filas y columnas en una hoja de trabajo que contiene datos relacionados. En versiones anteriores a Excel 2007, una tabla de este tipo se denominaba Lista.

Cabe mencionar, si queremos definir una tabla, es un bloque de celdas (filas y columnas) que contienen datos relacionados que han sido formateados como una tabla, usando la opción Tabla de Excel en la pestaña Insertar de la cinta (una opción similar se encuentra en la pestaña Inicio).

Sí pensamos formatear un bloque de datos como una tabla, hace que sea fácil llevar a cabo una variedad de tareas en la tabla de datos sin afectar a otros datos en la hoja de trabajo. Estas tareas incluyen:

Clasificación de datos

Filtrado de datos

Cálculos rápidos: ingrese una fórmula que se aplica automáticamente a cada celda de esa columna.

Agregar totales de columna a la última fila en la tabla.

Formatear los datos de la tabla como un bloque distintivo, lo que lo desencadena de otros datos en la hoja de trabajo.

 Antes de insertar una tabla

Sí deseas crear una tabla vacía, recuerda que es posible, por lo general es más fácil ingresar los datos antes de formatearla como una tabla.

Al momento de ingresar los datos, no olvides no dejar filas, columnas o celdas en blanco en el grupo de datos que formará la tabla.

Para crear una tabla:

Hacer clic en cualquier celda dentro del bloque de datos.

Hacer clic en la pestaña Insertar de la cinta.

Hacer clic en el ícono Tabla (ubicado en el en el grupo Tablas) automáticamente se seleccionará todo el bloque de datos contiguos y abrirá el cuadro de diálogo Crear tabla.

Si sus datos tienen una fila de encabezado, marque la opción Mi tabla tiene encabezados en el cuadro de diálogo.

Hacer clic en Aceptar para crear la tabla.

Características de la tabla

Las características más notables que Excel agrega al bloque de datos son:

Los diversos Menús desplegables que contienen opciones de clasificación, filtro y búsqueda para cada columna en la tabla.

Formatear el bloque de datos con filas sombreadas alternativas: para cambiar el sombreado, use la opción Estilos de tabla ubicada en la pestaña Insertar.

La palanca de dimensionamiento que se encuentra en la esquina inferior derecha de la tabla, lo que permite y facilita agregar o eliminar registros de la tabla.

El ícono que ayuda a sacar un Análisis rápido (agregado en Excel 2013), la cual tiende a aparecer en la esquina inferior derecha de la celda activa cuando seleccionamos dos o más celdas en la tabla. Hace que sea fácil analizar los datos usando:

Gráficos.
Tablas dinámicas.
Totales acumulados: aparecen después de la última fila de datos de la tabla.
Formato condicional.

Administrar datos de tabla

Opciones de clasificación y filtrado

Cabe indicar que los menús desplegables de ordenación y/o filtro agregados a la fila de encabezado permiten con facilidad la clasificación de las tablas:

En orden ascendente.
En orden descendente.
Por color de fondo de fuente o celda.
Usando un orden de clasificación personalizado.

La opción de filtro en los menús permite mostrar solo los datos que cumplen los criterios especificados, o puede filtrar por color de fondo de fuente o celda.

Buscar registros específicos haciendo coincidir campos de datos individuales.

Agregar y eliminar campos y registros

El controlador de tamaño facilita agregar o eliminar filas enteras (registros) o columnas (campos) de datos de la tabla.

Para hacerlo:

Hacer clic y mantener presionado el puntero del mouse en el controlador de tamaño.

Arrastrar el controlador de tamaño hacía el lado de su preferencia puede ser hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o la derecha para cambiar el tamaño de la tabla.

Cabe mencionar que los datos que se eliminan de la tabla no se eliminan de la hoja de trabajo, pero ya no se incluyen en las operaciones de tabla, como la clasificación y el filtrado.

Columnas Calculadas

Una columna calculada le permite ingresar una sola fórmula en una celda de una columna y hacer que esa fórmula se aplique automáticamente a todas las celdas de la columna. Existen opciones para que el cálculo no se incluya en todas las celdas, puedes eliminar las fórmulas de esas celdas. Si solo desea la fórmula en la celda inicial, use la función Deshacer para eliminarla rápidamente de todas las demás celdas.

Fila total

El número de registros en una tabla se puede sumar al agregar una Fila total al final de la tabla. La fila total usa la función SUBTOTAL para contar la cantidad de registros.

Asimismo, se pueden agregar otros cálculos de Excel como: Suma, Promedio, Máx y Min. Utilizando un menú desplegable de opciones. Estos cálculos adicionales también hacen uso de la función SUBTOTAL.

Para agregar una fila total:

Hacemos clic en cualquier celda de la tabla

Hacemos clic en la pestaña Diseño de la cinta

Hacemos clic en la casilla de verificación Fila Total para seleccionarla (ubicada en el grupo Opciones de Estilo de Tabla).

La fila total es la última fila en la tabla y muestra la palabra Total en la celda más a la izquierda y el número total de registros en la celda más a la derecha como se muestra en la imagen de arriba.

Para agregar otros cálculos a la Fila total:

En la fila total, hacemos clic en la celda donde el cálculo aparecerá en total; aparece una flecha desplegable;

Hacemos clic en la flecha de la lista desplegable para abrir el menú de opciones.

Hacemos clic en el cálculo deseado en el menú para agregar a la celda.

Nota: Las fórmulas que se pueden agregar a la fila total no están limitadas a los cálculos en el menú.
La fórmula se puede agregar manualmente a cualquier celda en la fila total.

Eliminar una tabla, y guardar los datos.

Hacemos clic en alguna parte de la tabla.

Hacemos clic en la pestaña Diseño de la cinta.

Hacemos clic en Convertir a rango (ubicado en el grupo Herramientas): abre un cuadro de confirmación para eliminar la tabla.

Hacemos clic en para confirmar.

Las características de la tabla, como los menús desplegables y el identificador de tamaño, se eliminan, pero se conservan los datos, el sombreado de fila y otras características de formato.

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