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¿Cómo ordenar valores, datos de una base de datos en Excel?

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Usar el orden de clasificación en hojas de cálculo de Excel

En los programas de hojas de cálculo, como Excel y Google Spreadsheets, hay varios tipos de órdenes disponibles, según el tipo de datos que se organiza.

Orden de clasificación ascendente vs descendente

Para texto o valores numéricos, las dos opciones de orden de clasificación son ascendentes y descendentes.

Necesitando del tipo de datos en el rango seleccionado, estos ordenamientos clasificarán los datos de las siguientes maneras:

Para géneros ascendentes:

Ordenar de la A a la Z: Para datos de texto
Ordenar de menor a mayor: Para datos numéricos
Ordenar de más antiguo a más nuevo: Para datos de fecha u hora

Para géneros descendentes:

Ordenar de la A a la Z: para datos de texto
Ordenar de mayor a menor: para datos numéricos
Ordenar de más nuevo a más antiguo: para datos de fecha o hora

Filas ocultas, columnas y clasificación

Las filas ocultas y las columnas de datos no se trasladan durante la clasificación, por lo que deben ocultarse antes de que se efectúe la clasificación.

Por ejemplo, si la fila 7 está oculta y es parte de un rango de datos que está ordenada, se quedará como fila 7 en lugar de desplazarse a su ubicación correcta como resultado de la ordenación.

Lo mismo ocurre con las columnas de datos. Ordenar por filas constituye reordenar columnas de datos, pero si la columna B está oculta antes de la ordenación, se mantendrá como columna B y no se reordenará con las otras columnas en el rango ordenado.

Ordenando por Color y Ordenes de Clasificación

A parte de organizar por valores, como texto o números, Excel presenta opciones de ordenación personalizadas que permiten clasificar por color para lo siguiente:

Texto o color de fuente.
Color de la celda.
Íconos de formateo condicional.
Como no hay un orden ascendente o descendente para los colores, el usuario fija el orden de clasificación del color en el cuadro de diálogo Ordenar.

Ordenar valores predeterminados

Fuente: órdenes de clasificación predeterminados

La mayoría de los programas de hoja de cálculo utilizan los siguientes tipos de órdenes predeterminados para diferentes tipos de datos.

  • Células en blanco: tanto en orden ascendente como descendente, las celdas en blanco siempre se colocan en último lugar.
  • Números: los números negativos se examina a los valores más pequeños, por lo que el número negativo más grande siempre se muestra primero en orden ascendente y el último en orden descendente, así como:
    Orden Ascendente: -3, -2, -1,0,1,2,3
    Orden descendente: 3,2,1,0, -1, -2, -3
  • Fechas: la fecha más antigua se considera de menor valor o más pequeña que la fecha más reciente o más reciente.
    Orden ascendente (del más reciente al más reciente): 1/5/2000, 2/5/2000, 1/5/2010, 1/5/2012
    Orden descendente (del más reciente al más antiguo): 1/5/2012, 1/5/2010, 2/5/2000, 1/5/2000
  • Datos alfanuméricos: una combinación de letras y números, los datos alfanuméricos se tratan como datos de texto y cada carácter se ordena de izquierda a derecha, carácter por carácter.

Para datos alfanuméricos, los números se consideran de menor valor que los caracteres de letras.

Para los siguientes datos, 123A, A12, 12AW y AW12, el orden de clasificación ascendente es:

123A
12AW
A12
AW12

El orden de clasificación descendente es:

AW12
A12
12AW
123A

En el artículo Cómo ordenar correctamente los datos alfanuméricos en Excel, ubicado en el sitio web de Microsoft.com, se da el siguiente orden de clasificación para los caracteres encontrados en los datos alfanuméricos:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (espacio)! “# $% & () *,. /:;? @ [\] ^ _` {|} ~ + <=> A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z

Datos lógicos o booleanos: solo valores VERDADERO o FALSO, y FALSO se medita de menor valor que VERDADERO.

Para los siguientes datos, VERDADERO, FALSO, VERDADERO y FALSO, el orden de clasificación ascendente es:

FALSO
FALSO
VERDADERO
VERDADERO

El orden de clasificación descendente es:

VERDADERO VERDADERO FALSO FALSO

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