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¿Cómo programar y dar formato a fechas y horas en Excel?

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Comprender fechas y horas en Excel

El sistema que usa Excel para su formato de fecha y hora es matemáticamente con números simples pero de buena comprensión para su uso.
Dentro de Excel las tablas están codificadas a partir de la Fecha 1900, para así poder contabilizar fechas exactas a partir de ese periodo.

Los cálculos para una fecha determinada son con valores enteros y tienen una representación específica. Por ejemplo, si se comienza a contabilizar desde el 1, esto representara la fecha 01 de Enero de 1900; si se escribe el 2, representara el 02 de Enero de 1900; si se escribe el 3, representara el 03 de Enero de 1900; y así sucesivamente. Por ejemplo hasta la fecha 31 de Marzo del 2018 que está representado por el número 43190.

Por otro lado, tenemos un dato relevante en cuanto a la representación de los días.

El día está representado por valores decimales que van desde el 0 hasta el 1. En donde el 0 representa las 00.00 horas del día y el 1 representa las 24.00 correspondiente. Para su adecuado uso se distribuye el 0.25 hrs como las 06.00, el 0.5 hrs como el medio día y las 0.75 como las 18.00 de la tarde.

Un ejemplo que demuestre esta representación se graficará en Excel.

Las horas al juntarse con el tiempo del día que se necesita, estas se representan en decimales. Por ejemplo luego de especificar el número del día (43190), y queremos saber el medio día, se adiciona el 0.5, de esta manera la representación numérica seria 43190.05. De esta manera al transformar la celda a opción numérica, detallara el día y la hora exacta que necesitamos (31/03/2018 12.00 hrs).

El ejemplo será demostrado en Excel.

Sumar y Restar fechas y horas en Excel

La manera en que Excel efectúa sus cálculos para encontrar alguna fecha determinada es sumando y restando la representación de las fechas de cada día exactamente, ya que son números simples.

Por ejemplo, en una celda hay una fecha u hora escrita y en otra celda otra fecha u hora distinta, solo será cuestión de introducir en la celda que se quiera hallar el valor los códigos (= celda1 – celda 2) de esta manera el resultado dará con un número simple que se podrá transformar en la fecha correspondiente.

Para mejor entendimiento se hará un ejemplo en Excel tanto para fecha y para la hora.

Si se usa por primera vez el Excel y no se encuentra la manera de cambiar el formato número que representa la fecha, muy sencillamente se puede seleccionar la celda e ir a al menú de formato y seleccionar la opción número y cambiarla por “fecha”. Sin embargo para mejor entendimiento y proceso se puede dar clic derecho a la celda, seleccionar formato de celda, escoger categoría fecha y aceptar.

De la misma manera se puede hacer para encontrar la hora solo que en vez de dar en categoría fecha se selecciona categoría hora. A continuación un ejemplo:

Elaborado por: Jaime Lazo

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